Soffermarsi a riflettere è importante per avanzare negli affari ed evitare di generare stati di ansia e stress pericolosi.
Ogni persona inizia un percorso mentale di stress nel momento in cui si rende conto che “qualcosa” non è sotto il suo controllo. Per ottenere il controllo di “qualcosa”, molto spesso le persone si dimenticano di fissare bene questo “qualcosa” e cioè uno o più obiettivi, che devono essere: chiari, raggiungibili, misurabili nel tempo e nello spazio. Non aspettarti un articolo su “i 5 esercizi per togliere lo stress” del mago con la bacchetta magica, il tuo stress, come quello dei tuoi collaboratori è generato da mancanza di obiettivi condivisi e misurabili (e da una scarsa cultura della comunicazione a livello aziendale).
Quindi come stabilire gli obiettivi che puoi raggiungere? Ecco i passi utili, ti consiglio di prendere carta e penna e fermarti a pensare per ognuno di essi:
1. INDIVIDUA COSA FUNZIONA PER TE
Ognuno ha punti di forza e debolezze. A scuola dovevamo ottenere voti alti in tutte le materie. In realtà ciascuno si distingue in alcune cose ed è meno portato per altre. Fai mente locale sulle tue capacità. Scopri i tuoi punti di forza e fissa gli obiettivi in modo da poterli sfruttare. Ad esempio, vuoi essere in forma, ma detesti la ginnastica e sei troppo occupato. Magari ti piace andare in bici. Fissarti l’obiettivo di andare in ufficio in bicicletta due volte a settimana, ti consentirà di migliorare la forma fisica, è alla tua portata ed utilizza una tua capacità. (Se andare in bici non fa per te, lascia un commento e ti darò un’altra idea).
2. SCOPRI COSA NON FUNZIONA
Tutti abbiamo delle debolezze. Conoscendo i nostri punti deboli possiamo minimizzarli. Ad esempio, senti il bisogno di essere sempre informato. In passato trascorrevo molto tempo leggendo news, quotidiani, periodici, cercando notizie che potessero essere utili ai miei clienti. Quando ho calcolato quanto tempo impiegavo, mi sono accorto che ci doveva essere un modo migliore.
Ho programmato Google Alerts per avere una notifica quando un nuovo articolo su un argomento che mi interessa viene pubblicato online, sui quotidiani o periodici. Oppure quando un autore che seguo pubblica qualcosa di nuovo. Sono comunque informato, ma utilizzo molto minor tempo. Individuando ciò che non stava funzionando come volevo, ho trovato un altro sistema più efficiente per raggiungere il risultato che desideravo.
3. INIZIA ADESSO
Sei mai arrivato alle fine della giornata di lavoro e pensato: “Dove è andato a finire tutto il tempo?”. Sembra sempre di avere più cose da fare rispetto al tempo per farle. Scoprire come adesso usi il tuo tempo è un passo importante per capire come iniziare ad usarlo più efficacemente.
Scopri dove va a finire il tuo tempo adesso. Prendi foglio e penna e scrivi tutto ciò che fai da quando ti svegli fino alle 10 di mattina. Tutto. Continua per tutta la prossima settimana ad aggiungere cose alla lista.
Perché è importante? Quando sappiamo come usiamo il nostro tempo, la nostra energia e concentrazione, possiamo prendere decisioni informate. Se hai consapevolezza di cosa stai facendo adesso, hai la possibilità di “creare il tempo”. Cambia cosa fai e cambi cosa ottieni.
Guarda indietro, all’inizio dell’anno passato e giù fino alla fine. Ricorda che individuando i tuoi punti di forza e lavorando sulle tue debolezze puoi fissare obiettivi che, non solo ti motiveranno, ma che raggiungerai.
So cosa stai pensando… tutte cose giuste, ma dove lo trovo il tempo di fermarmi anche solo a riflettere con tutto lo stress che ho accumulato?
Un po’ di stress sul posto di lavoro è normale, e, moderatamente, può anche essere positivo. Una quantità salutare di stress può dare una spinta di energia, e motivare durante le sfide. D’altra parte, se il livello di stress va fuori controllo e i collaboratori non riescono a gestirlo, la produttività ne risente e il morale cala.
Al giorno d’oggi, i datori di lavoro possono involontariamente rendere difficile il controllo del livello di stress per i dipendenti: consentendo troppe distrazioni in ufficio o assegnando troppi compiti. Anche se sempre più aziende investono in programmi per migliorare la salute ed il benessere dei loro dipendenti e minimizzare il livello di stress.
Il rapporto “Business of Healthy Employee” rivela che uno dei primi primi programmi per il benessere che i manager dovrebbero adottare nei prossimi anni è quello per la gestione efficace dello stress. I datori di lavoro possono affrontare questo problema aiutando i loro dipendenti a fissare degli obiettivi di benessere, così da facilitare la gestione dello stress e concentrarsi sul rendimento lavorativo.
Quindi, comprendi BENE chi sei, quali sono i tuoi punti di forza e debolezze, fissa i tuoi obiettivi e segui queste semplici regole per come diminuire lo stress sul luogo di lavoro e incoraggiare il benessere generale e la crescita dei lavoratori:
4. CREA UN AMBIENTE PRODUTTIVO
Quando i dipendenti sentono di non riuscire ad essere produttivi rimangono indietro con il lavoro. L’ambiente di lavoro può giocare un ruolo importante sui lavoratori e sul loro rendimento. L’organizzazione del lavoro è la base fondamentale sulla quale costruire motivazione e sviluppo.
In uno studio di “Workplace Futures Team of Steelcase” condotto su 10.500 lavoratori in Europa, Nord America e Asia, si riporta che i dipendenti esaminati dichiarano di essere interrotti ogni 11 minuti. La cosa più preoccupante è che mediamente i dipendenti impiegano 23 minuti per tornare nel “flow”, lo stato mentale in cui si è pienamente concentrati su un’attività.
Quindi, si deve predisporre un ambiente lavorativo che contribuisca alla produttività e che minimizzi le distrazioni. É molto stressante quando sorgono continuamente distrazioni. Quando ci sono troppi stimoli in ufficio la produttività diminuisce e i dipendenti iniziano a soffrire di problemi legati allo stress.
Lo studio di Workspace Futures ha inoltre evidenziato come il 95% dei 10.500 lavoratori intervistati abbia riportato l’importanza di lavorare privatamente, ma soltanto il 41% dichiara di poterlo fare, e il 31% ha bisogno di lasciare l’ufficio per completare un lavoro. La soluzione? Fornire ai dipendenti gli “strumenti” di cui hanno bisogno: creare sale riunioni e open space per facilitare il lavoro di squadra, ma anche piccole postazioni tranquille per coloro che vogliono evitare chiacchiere e distrazioni.
Un altro elemento di disturbo è la quantità di notifiche. E-mail, chiamate, messaggi: tutte queste richieste di attenzione influenzano la salute delle persone. In uno studio pubblicato ad aprile 2015 su “Journal of Occupational Health Psycology” si conia il termine “telepressure” come l’urgenza umana di rispondere rapidamente a e-mail e messaggi. Dei 303 partecipanti allo studio, quelli con maggiore ossessione nel rispondere ai messaggi presentavano anche una peggiore qualità del sonno e si assentavano più spesso da lavoro per malattia.
Uno degli obiettivi fondamentali per il benessere è la riduzione di questa costante necessità di attenzione. Incoraggiate i dipendenti a disattivare le notifiche quando hanno bisogno di concentrarsi e tornare nello stato di “flow”. Inoltre, potete incoraggiare la personalizzazione dell’ufficio in modo da lavorare in un ambiente più confortevole e familiare.
5. AGGIUSTA GLI OBIETTIVI E GESTISCI I CARICHI DI LAVORO
I dipendenti sentono sicuramente la pressione di eccessivi carichi di lavoro, quindi è importante dargli delle prospettive. Usa un programma di talent management per fissare obiettivi a cascata e spiega ai dipendenti come sono strutturati gli obiettivi: il modo in cui i progetti sono assegnati e distribuiti, chi è responsabile di cosa e in cosa finiscono i loro sforzi.
Fornisci un quadro di avanzamento chiaro così che i lavoratori possano vedere i loro progressi verso l’obiettivo e sia più facile raggiungere le aspettative. Possono anche vedere i progressi all’interno di tutta l’azienda e di ogni reparto.
Un altro importante obiettivo per migliorare il benessere dei dipendenti è quello di gestire i carichi di lavoro dando delle priorità. Quando si identificano le priorità e ci si concentra su ciò che è importante, si avverte minor pressione e si ha maggiore controllo. Le priorità devono essere condivise con i responsabili, per questo motivo una struttura organizzativa funzionante fa tutta la differenza del mondo.
6. INCORAGGIA PIÙ MODERAZIONE
Gli impiegati che siedono alla scrivania tutto il giorno, curvi sui computer, bevendo energy drink e caffè, sono in realtà meno produttivi di quanto appaiano. Senza considerare gli aspetti non salutari.
Insegnate ai dipendenti come eseguire un compito singolo e portarlo BENE fino in fondo invece che essere multitasking. Svolgere più compiti allo stesso tempo assorbe energie e porta ad essere meno lucidi. Cambiare continuamente attività rende i lavoratori meno efficienti, causa stress e stanchezza mentale. Eseguire single-task al contrario aumenta l’energia e la concentrazione.
Inoltre, i dipendenti hanno bisogno di rilassarsi di tanto in tanto. Fare frequenti pause è risultato essere di beneficio. Il rapporto “Staples Business Advantage Workplace Index” indica che il 57% dei datori di lavoro e il 64% dei dipendenti intervistati ritengono che avere adeguati break sia fondamentale per la propria produttività.
Impiegati riposati e concentrati sono molto più coinvolti nel lavoro rispetto a quelli ancorati alla scrivania. Enfatizzate l’importanza di andare a fare un giro.
I datori di lavoro hanno l’obbligo morale di aiutare i propri dipendenti fissando obiettivi benefici allo scopo di aiutarli a gestire lo stress sul luogo di lavoro. Questo migliora la salute dello staff, il morale nell’ufficio e le prestazioni generali.
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