I ritardi nei pagamenti possono essere una delle parti più frustranti del fare azienda, per non parlare del fatto che possono diventare paralizzanti per i profitti.
Un credito non incassato corrisponde infatti ad una fattura emessa, fattura attiva sulla quale si deve pagare spesso IVA a debito e che va a formare reddito imponibile, quindi imposte ed acconti da versare, con un vero e proprio effetto catastrofico sulla finanza di un’azienda.
Come la linfa vitale di qualsiasi azienda, un flusso di cassa sano offre agli imprenditori i mezzi per pagare i dipendenti e far fronte alle spese correnti. Al contrario, quando i tempi di incasso si allungano ed il denaro si asciuga, anche l’operazione più semplice può rischiare il collasso.
Per molti proprietari di piccole imprese, il flusso di cassa incerto è ciò che li trattiene dal raggiungere il loro pieno potenziale di crescita.
Uno dei principali responsabili (non l’unico) di uno scarso flusso di cassa è rappresentato dai clienti che pagano in ritardo. Implementando alcune semplici pratiche di fatturazione, è possibile ridurre il tempo prima del pagamento e stabilire un flusso di cassa costante e prevedibile.
Se ti stai chiedendo come sia possibile incassare più velocemente i crediti, parti da questi cinque semplici accorgimenti.
1. ABBRACCIA IL CLOUD
Può sembrare un sovrappiù, ma il cloud ha cambiato il modo in cui il mondo fa affari e sfruttare il cloud può migliorare quasi ogni aspetto della gestione di un’impresa.
Con il cloud puoi avere informazioni a portata di mano, ovunque, in qualsiasi momento. Puoi accedere agli stessi documenti che modifichi sul desktop da qualsiasi dispositivo mobile.
Se dovessi ricevere una domanda su una fattura e hai bisogno di aggiungere un tocco dell’ultimo minuto, puoi confermare le informazioni e inviarle immediatamente.
Le interazioni abilitate per dispositivi mobili possono risolvere veri e propri punti critici per le aziende e i loro clienti.
2. FATTURA CORRETTAMENTE IN TEMPO
L’impostazione di promemoria e avvisi consente di semplificare il processo di invio delle fatture in modo coerente e puntuale ogni mese, ma la soluzione migliore resta impostare un’anagrafica clienti ben fatta e tenuta costantemente aggiornata.
Potresti anche essere in grado di impostare fatture ricorrenti automatiche.
Ciò ridurrebbe la quantità di tempo necessario affinché la società esegua comunicazioni ridondanti tra clienti, aziende e dipendenti. Nelle PMI il tempo medio di fatturazione è di 10,7 giorni dalla chiusura del mese, questo tempo può e DEVE essere ottimizzato fino a portarlo ad 1 giorno dopo la fine del mese (massimo!).
E’ infatti incomprensibile come molte amministrazioni siano alla ricerca dei dati sulle lavorazioni svolte nel mese precedente per la fatturazione, quando potrebbero ricevere queste informazioni quotidianamente dal reparto produttivo e fatturare immediatamente a fine mese (in modo automatico).
Ulteriore potenziale miglioramento per incassare più velocemente i crediti: se hai addebiti mensili ricorrenti, i tuoi clienti potrebbero persino essere in grado di impostare pagamenti automatici per la tua azienda, risparmiando tempo su entrambi i lati e fornendo alla tua azienda un pagamento più veloce e sicuro.
3. OFFRI INCENTIVI PER IL PAGAMENTO ANTICIPATO
Utilizzare incentivi per stabilire le abitudini dei clienti desiderate, ad esempio il pagamento anticipato delle fatture, può essere una soluzione valida per aziende con marginalità.
Offrire incentivi o sconti e dare alle persone un motivo per agire rapidamente e in modo tempestivo è sicuramente una leva importante per distinguersi dalla concorrenza ed incassare prima. A volte basta una piccola spinta per permettere a qualche cliente di pagare presto.
4. MANTIENI UNA TRACCIA DI CONTROLLO DETTAGLIATA
Tieni traccia dei tuoi documenti, tieni in perfetto ordine scadenzari e mastrini.
Memorizzare tutte le fatture, i DDT e i documenti attinenti in un unico posto (preferibilmente con un documentale) in modo da consentire all’organizzazione di mantenere l’attività senza intoppi.
La creazione di questo tipo di audit-trail aggiunge anche sicurezza per i tuoi stessi clienti.
Non si sa mai quando sarà necessario l’audit-trail per mostrare a un cliente che non ha ancora pagato, per questo motivo è importante impostare alert di fido massimo consentito, stoppare se necessario le forniture a qualche cliente, predisporre tre livelli di lettere di sollecito del credito da far partire automaticamente ed affidarsi a professionisti del recupero del credito nei casi più incagliati.
5. MANTIENI APERTE LE LINEE DI COMUNICAZIONE CON I CLIENTI
Ho scoperto che spesso quando le persone non pagano non sanno che non l’hanno fatto.
L’invio di un semplice promemoria via e-mail ai clienti può fare molto. Ricorda loro su quale banca predisporti il bonifico se non sai un valido motivo per scrivergli. Un semplice gesto può essere la leggera spinta che le persone hanno bisogno per ottenere un pagamento sulla sua strada.
Non aver paura a chiedere il pagamento dei tuoi crediti, accertati che sia stato offerto un buon servizio e se non ci sono contestazioni chiedi semplicemente quanto ti spetta come da accordi.
Prova ad aver rispetto di clienti in difficoltà, accetta piani di pagamento rateizzati ed assicurati del loro rispetto, sempre che i tuoi flussi di cassa possano sopportarlo.
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