Come organizzare una riunione: non chiamare nessuno

July 5, 2017

Perché le riunioni sono il peggior rituale aziendale. In assoluto.

 

Quasi tutte le aziende al giorno d’oggi vedono nelle riunioni una componente essenziale del proprio business. Si tengono riunioni di alto livello per discutere e stabilire le direttive aziendali; si usano riunioni più informali per delegare lavori e diffondere informazioni; altre riunioni a metà strada aiutano a riempire gli spazi.

Non importa dove o per chi lavori, le riunioni sono una parte importante del lavoro. C’è solo un problema: le riunioni fanno male al business.

Questo non vuol dire che ogni riunione che viene fatta è una perdita di tempo. Probabilmente puoi pensare tu stesso ad almeno una volta in cui si è arrivati a una conclusione positiva e produttiva. Ma la maggior parte delle riunioni consiste in un inutile, disgregante rituale che nuoce al bilancio della tua azienda.

Non mi credi?

 

 

 

Le riunioni sono una distrazione

Diciamo che avete messo in agenda una riunione alle 10, e uno dei vostri collaboratori sta cercando di risolvere un problema complesso intorno alle 9.45. Invece di seguire quel binario e lavorare al problema passo dopo passo, quel collaboratore è forzato a interrompere la propria linea di pensiero per prendere parte a un meeting che probabilmente con quel caso non ha niente a che vedere.

Alcuni lavoratori potrebbero prevedere una cosa simile e semplicemente evitare di lavorare su qualsiasi cosa prima della riunione, sapendo che comunque verrebbero interrotti. Questo causa una seria emorragia di potenziale produttività.

 

Le riunioni si allontanano dall’argomento previsto

Non importa quanto grande o piccola sia la dimensione del gruppo o con quanta attenzione avete pianificato l’agenda, è più che probabile che la vostra riunione finisca con l’allontanarsi dall’argomento previsto. E quando questo succede la sua intera utilità è andata persa.

La riunione “ideale” è quella che resta sull’argomento durante l’intera sessione… peccato che le riunioni ideali non esistano!

 

Alle riunioni sono spesso presenti persone non necessarie

Questo è uno degli aspetti peggiori delle riunioni, ed è quasi imprescindibile. Sono generalmente messe in agenda con scarsa attenzione per il tempo delle persone che ne prendono parte. L’organizzatore, di norma il boss, butta giù una lista di persone anche se è piuttosto improbabile che l’argomento sia rilevante per tutte loro o che tutte possano dare un contributo di valore.

Questo gonfia il numero di persone presenti, il che viene a volte visto come una buona cosa – più menti significa più opportunità di risolvere il problema in questione – ma è in realtà soprattutto un danno. Non solo distoglie un maggior numero di collaboratori dal lavoro, ma confonde l’oggetto e presenta più possibilità di distrazione.

 

Durante le riunioni il tempo si moltiplica

Quando organizzi una riunione di un’ora, non sembra tutto questo granché. È solo un’ora, quindi anche se non è del tutto produttiva hai perso solo un’ora del tuo tempo.

Purtroppo questa considerazione non mostra il quadro completo. Le riunioni prendono tempo a chiunque partecipi. Immagina di avere sette partecipanti a una riunione di un’ora; alla fine delle confabulazioni l’azienda ha perso sette ore di tempo. Se pensiamo che in genere le riunioni sono settimanali possiamo moltiplicare il tutto per 52. In pratica stai perdendo più di 360 ore di tempo aziendale all’anno semplicemente convocando quelle riunioni!

 

Le riunioni non sono lavoro

Questa caratteristica negativa amplifica tutte le altre, ed è la più importante da capire quando si tratta di valutare il reale peso delle riunioni nella produttività aziendale.

Mentre molte persone ritengono che le riunioni siano “lavoro”, in realtà non lo sono. Solo perché avvengono in un ufficio con delle persone non significa che qualcosa venga realmente eseguito. La maggior parte delle riunioni si passano parlando di lavoro, e se stai parlando di lavoro non stai in effetti lavorando a niente. Parlare di come risolvere un problema, non risolve il problema. In alcuni casi potrebbe chiarire il problema, ma nella maggior parte lo renderà solo più complesso o non farà proprio niente, riportando ciascuno al punto di partenza una volta che la riunione è finita.

 

Il costo in tempo delle riunioni

Secondo un recente TED Talk tenuto dagli speakers David Grady e Jason Fried, si tengono più di 3 miliardi di riunioni ogni anno, con dirigenti che vi spendono dal 40 al 50% delle loro ore di lavoro totali.

Considerato che circa il 34% di tutte le riunioni finisce con l’essere tempo perso, questo significa che dirigenti che spendono 23 ore di lavoro alla settimana in riunione buttano via quasi otto di queste ore, cioè quasi un’intera giornata di lavoro ogni settimana. Questa perdita in termini di produzione è stimata in circa 37 miliardi di dollari ogni anno solo negli Stati Uniti.

 

Sia che tu guardi alle riunioni in termini di produttività, profittabilità o effetto sulla morale dei dipendenti, esse sono chiaramente un sistema di comunicazione e collaborazione inefficiente. Se vuoi superare questo ostacolo la soluzione è semplice: sbarazzati delle riunioni. Provaci per qualche settimana e vedi quanto più lavoro viene svolto. Puoi sempre tornare indietro al vecchio sistema di fare le cose. Se non riesci a sopportare il pensiero di abolire le riunioni completamente, prova a correggere il modo in cui vengono tenute. Riducine il tempo e il numero di persone, e focalizzati maggiormente sul “fare” qualcosa.

 

I risultati ti sorprenderanno.

 

 

LUCA GRASSI Dopo 15 anni come imprenditore nel 2004 inizia la sua formazione con una primaria azienda a carattere nazionale mettendo a frutto una proficua esperienza nel campo della formazione delle risorse umane e consulenza direzionale. Fino a quando nel gennaio 2009 decide di tornare a fare l'imprenditore come Temporary Manager e fonda il progetto CONCORDIA SAS grazie all'unicità di partner e collaboratori che ne determinano la crescita. 
Attualmente formatore ufficiale di Elite Academy.

 

 

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