Come morire ad una riunione

January 12, 2017

Causa del decesso: "morte da riunione".

Vi siete mai trovati nel mezzo di una riunione sperando di essere in ogni altra parte del mondo? Questo articolo è proprio per voi. Innumerevoli ore sono spese ogni giorno, ogni settimana in meeting: discussioni, decisioni e convivialità (accompagnati da thè e biscotti, se siete fortunati).

 

Nonostante tutto il tempo passato in questo modo, sembra che la capacità di gestire una riunione davvero efficace manchi completamente dai radar. “Morte da riunione”, la diagnosi sempre più comune.

 

 

CAPITOLO 1. I sintomi.

 

Questa settimana è toccato a me scoprire come morire ad una riunione. Forse riconosci i sintomi?

 

Sintomo nr. 1: La sindrome degli oggetti luccicanti: I partecipanti vanno fuori tema seguendo tangenti infinite come una mandria di scoiattoli in cerca di ghiande. Laggiù, quassù, per di qui, per di qua: la conversazione segue ogni direzione, meno l’unica in cui dovrebbe andare: il motivo del meeting e la decisione finale.

 

Sintomo nr. 2: Le luci della ribalta: Una persona presenta tutto d’un fiato dall'inizio del meeting e, puoi scommetterci, non si ferma neanche per respirare durante il resto della riunione. Al contrario domina la conversazione, smorza sul nascere il dibattito e gli spunti degli altri e conclude il meeting con un: “Oh, sembra che abbiamo finito il tempo a disposizione; torniamo sull’argomento la prossima volta.” Il che porta al prossimo sintomo della morte per meeting.

 

Sintomo nr. 3: Il giorno della marmotta: Succede quando i partecipanti sono ingarbugliati nella solita discussione senza fine. Nuovi dati sono necessari, è richiesto ancora un altro PowerPoint. Ci si ricorda di quel rapporto di tre anni prima, viene trovato e spolverato. Nel frattempo il team si dibatte in una conversazione a spirale senza fine che non sposta le cose di una virgola.

 

Sintomo nr. 4: Bloccati nelle erbacce: Nella riunione a cui ho partecipato, il titolare litigava riguardo alla possibilità che il nuovo prodotto che stavano per lanciare fosse blu o rosso. Questa discussione ebbe la precedenza riguardo all’imminente lancio del prodotto del loro concorrente. Okay, forse sto semplificando troppo, ma non c’è dubbio che i partecipanti fossero concentrati su problemi molto al di sotto delle loro paghe, rispetto a quelli che solo loro potevano risolvere.

 

Sintomo nr. 5: L’incubo del reality show: Non solo questa riunione era iniziata in ritardo, ma per i primi 20 minuti si è discusso dell’ultimo reality show in TV. Potevo sentire la tensione di quelli a cui poco importava e il loro grido interiore: “Reality show? Sono venuto qui per parlare di reality show? Ho email, cose da fare, gente da incontrare!” Sorprendentemente nessuno disse niente a riguardo durante la riunione. Fu soltanto quando stavamo andando via, nel corridoio, che le persone si lamentarono del tempo perso.

 

CAPITOLO 2. Semplici istruzioni su come evitare la morte da riunione.

 

Se partecipi continuamente a riunioni, ma ti rendi conto di non poter indicare che cosa si è effettivamente concluso, c’è bisogno di fare qualcosa... ora! Le pessime riunioni sono i vampiri che ti risucchiano la luce vitale.

 

La buona notizia è che le cose possono cambiare. Ecco quattro step per evitare la morte da meeting.

 

Step 1. Chiarisci dove vuoi andare.

Troppo spesso chiudiamo la porta e iniziamo discussioni e dibattiti senza chiarire il motivo della riunione. Di solito chiarisco il punto all’inizio del meeting, chiedendo ai clienti: “Abbiamo un’ora da trascorrere insieme; voglio essere rispettoso del vostro tempo. Cosa vorreste raggiungere in questo tempo insieme?” oppure “Avete chiesto di concentrarci su a, b, c, per decidere x, y, z. E’ cambiato qualcosa che modifichi queste priorità?”

Da ricordare: Fissare le aspettative all’inizio in modo da essere sicuri che ognuno vada nella stessa direzione.

 

Step 2. Capire che sono le piccole chiacchiere che portano ai grandi discorsi.

Sai che i membri della tua squadra non sono robot e che i meeting sono spesso un’opportunità di incontro e socialità. Lasciare un po’ di tempo per fare due chiacchiere consente di rilassarsi prima di pensare al lavoro.

 

In un'azienda che seguo da anni iniziamo ogni riunione dello staff con il così detto “Successi e Risate”. “Successi e Risate” gioca un importante ruolo nella costruzione del senso di appartenenza alla squadra.

 

Nei primi dieci minuti del meeting parliamo di:

-Successi: quello che di positivo abbiamo fatto a lavoro e l’impatto che ha avuto con i clienti.

-Risate: ciò che ci ha reso felici, sia nella vita professionale che privata.

Questa parte contiene naturalmente molte risate, scherzi ed è di grande influenza nel costruire buoni rapporti di team.

 

Ad un incontro con il cliente, non sono così sfacciato da chiedere i “Successi e Risate”, piuttosto chiederò come stanno andando le cose ai partecipanti dall’ultimo nostro incontro. Chiedo riguardo alle vacanze e agli obiettivi personali. Ricordate, gli affari sono personali e le relazioni contano.

Da ricordare: Pensa a come puoi entrare in connessione con gli altri ad un livello personale, non soltanto professionale. Prendi tempo per fare due chiacchiere.

 

Step 3. Trova un controlla-erbacce / cacciatore di scoiattoli.

Sia che la riunione stia deragliando a causa della sindrome da oggetti luccicanti, sia che tu sia bloccato nelle erbacce, l’unica persona che può salvarti sei tu! Ecco perché quando conduco un incontro del team, faccio in modo che la nostra agenda includa argomenti di lavoro ed anche elementi importanti per il team. In questo modo tessiamo l’apprendimento con le necessità lavorative, dando ai membri della squadra l’opportunità di applicare e testare le cose che stanno imparando.

 

Ciò che spesso accade quando il team rimane bloccato nell’erbaccia, o va fuori argomento, è che i partecipanti iniziano a cercare il mio contatto visivo: alzano un sopracciglio e pregandomi: “Tiraci fuori da qui, siamo bloccati!” Mi colpisce ogni volta il fatto che sia a me, che conduco come ospite, che è chiesto di salvare la giornata.

 

A quel punto dico: “Sembra che abbiamo spostato l’attenzione su un altro argomento; vogliamo continuare su questo, o torniamo indietro sulla decisione in questione oggi?”

Rendere la decisione esplicita ed informata su dove volete concentrare il vostro tempo, piuttosto che una implicita, fa sì che ognuno sia responsabile della scelta.

Da ricordare: Come tenere la discussione sul punto? Chi sarà il cacciatore di scoiattoli al prossimo meeting?  

 

Step 4. Finisci dicendo come intendi proseguire.

Se iniziare i meeting dicendo chiaramente quali sono le aspettative è importante, lo è altrettanto finire con le idee chiare sui passi successivi.

 

Troppo spesso abbiamo le agende piene di riunioni ed incontri. Quindi nei minuti finali della riunione stiamo già pensando alla prossima. O ci chiediamo se avremo tempo per andare in bagno, per pranzare o come rispondere alle 50 email che sono arrivate durante questo meeting.

 

Invece che avere una fine chiara e controllata, ci accorgiamo che spesso le riunioni vengono bruscamente interrotte, con i partecipanti che scappano dalla stanza senza pensare alla decisione raggiunta e a cosa fare dopo.

 

Non lasciare che ciò accada. Introduci un po’ di disciplina e ordine sui passi successivi con un semplice schema: cosa, chi, quando. Negli ultimi minuti della riunione assicurati che questi prossimi passi siano spiegati forte e chiaro, così che ognuno ascolti e confermi di essere d’accordo e sia responsabile del proprio compito.

Da ricordare: Come riesci a responsabilizzare i partecipanti e concludere con ordine?

 

CAPITOLO 3. Spetta a te!

 

Gestire una riunione efficace non deve essere un incubo burocratico. Basta un po’ di buon senso, che inizia con il conduttore che fissa un obiettivo chiaro della riunione. Per procedere con un meeting utile occorre che il conduttore sia sempre vigile a prevenire elementi di distrazione. La conclusione deve essere chiara su chi è responsabile per cosa riguardo ai passi successivi.

 

Adottando queste quattro regole, e assicurandoti che i partecipanti facciano lo stesso, eviterai la tortura, o peggio, la "morte da riunione".

 

 

LUCA GRASSI Dopo 15 anni come imprenditore nel 2004 inizia la sua formazione con una primaria azienda a carattere nazionale mettendo a frutto una proficua esperienza nel campo della formazione delle risorse umane e consulenza direzionale. Fino a quando nel gennaio 2009 decide di tornare a fare l'imprenditore come Temporary Manager e fonda il progetto CONCORDIA SAS grazie all'unicità di partner e collaboratori che ne determinano la crescita. 

Attualmente formatore ufficiale di Elite Academy.

 

 

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