Come organizzare le ferie in azienda

June 9, 2016

 

Frequentando giornalmente le aziende, anche quest’anno arrivato intorno a Maggio sento i soliti malcontenti aleggiare tra i collaboratori.

 

 Espressioni tipo:

  • "Ma possibile che non si possa mai sapere per tempo il piano ferie?...."

  • "Quest’anno voglio farmi 15 giorni di seguito, non mi interessa se in magazzino non c’è nessuno!"

  • "Vorrei prenotare per tempo, il miglior modo per risparmiare, ma in quest’azienda non si sa mai fino all’ultimo..."

  • "Mia moglie aspetta di sapere le mie ferie, io aspetto di sapere le sue e alla fine come sempre finiremo con il farle separate…"

Gli imprenditori sono talmente presi dalla frenesia della vita aziendale che praticamente si dimenticano di fermarsi a pensare che non pianificare per tempo un ottimo piano ferie è un sistema semplicissimo per demotivare i propri uomini.

 

Un cenno brevissimo di significato:

  • La Costituzione italiana stabilisce che ogni lavoratore ha diritto personale e inalienabile ad un periodo di ferie al quale non può rinunciare e di cui deve fruire (art. 36). La Costituzione non specifica la durata minima di tale periodo (né nel testo originale né nelle successive integrazioni).

 

In Europa
 
Gli Stati membri prendono le misure necessarie affinché ogni lavoratore benefici di ferie annuali retribuite di almeno 4 settimane.
  • Il periodo minimo di ferie annuali retribuite "non può essere sostituito da un'indennità finanziaria".

 

In Italia
 

La norma principale in tema fu per molto tempo l'art. 2109 c.c. ("periodo di riposo") che recita:

  • Il prestatore di lavoro ha diritto ad un giorno di riposo ogni settimana, di regola in coincidenza con la domenica.

  • Il prestatore di lavoro ha diritto a un periodo di ferie retribuite non inferiore a 4 settimane, che non possono essere liquidate in economico. Per i giorni restanti, se non vengono concesse le ferie al lavoratore, questi ha diritto che gli vengano retribuite

Purtroppo spesso sia l’imprenditore che il collaboratore modificano il profondo significato di "periodo di riposo".

 

L’imprenditore vive il periodo di ferie come un “furto”, il dover retribuire una non produzione.

 

Il collaboratore la vive come una normativa un obbligo, quindi si sente come defraudato nel caso di impossibilità di usufruirne, ma al tempo stesso sono tanti i lavoratori che rinunciano alle ferie per queste 4 ragioni:

  • paura di trovarsi una pila altissima di lavoro una volta rientrati (40%),

  • la convinzione che nessun altro possa prendere il loro posto durante l'assenza (35%),

  • il non poterselo permettere (33%)  

  • la paura di risultare rimpiazzabili (22%).

Bene ad entrambi Io dico... MA LA VITA!?

 

Non prendersi un "periodo di riposo" dal lavoro influisce negativamente anche sulla nostra performance lavorativa oltre che alla nostra salute.

 

Questo studio non dovrebbe essere un campanello d'allarme solo per i lavoratori, ma anche per i datori di lavoro.

 

La scienza negli ultimi anni ha ampiamente dimostrato sia le conseguenze negative dell'affaticamento che i benefici del staccare la spina per ricaricarsi.

Per dirla semplicemente, la salute e il benessere, in un'azienda, a lungo andare influiscono sulla salute e sul benessere del bilancio aziendale.

 

L’imprenditore o manager che non pianifica le ferie normalmente si ritrova a dover gestire, malumori, scontri fra colleghi, demotivazione.

 

Da un recente sondaggio di hotels.com emerge che la prenotazione delle vacanze sia una delle principali cause di controversie tra dipendenti sul lavoro. Poco più di un terzo dei lavoratori intervistati hanno dichiarato che a causa dei continui scontri con i colleghi, sono dissuasi dal pianificare le proprie ferie.

La gestione delle richieste di ferie è un compito che spesso provoca nei manager un’enorme angoscia e stress.

 

Allora, che cosa possono fare i manager per gestire le richieste di ferie in modo equo, assicurandosi comunque di garantire l’apporto sufficiente di personale per la continuità del business?

 

1) Definire una policy chiara

Assicurarsi che la procedura da seguire per la richiesta ferie sia chiara a tutti. Se ognuno è ben informato circa quante giornate di ferie ha a disposizione, e se ci sono determinati periodi dell’anno in cui è preferibile non assentarsi ed altri periodi in cui questo è invece incoraggiato, ci saranno minori probabilità di incorrere in discussioni. Siate particolarmente chiari su quante persone del team possano essere fuori sede in un dato momento, o se ci sono posizioni che non possono assolutamente rimanere scoperte. Se tutti conoscono la situazione in anticipo, sono molto più propensi ad accettare l’eventualità che non possano prendere le ferie esattamente quando desiderano.

 

2) Incoraggiare le persone a pianificare

Se volete evitare eccessivi accumuli di ferie e garantire a tutti il meritato "periodo di riposo" dall’ufficio, incoraggiate le persone a formulare le richieste e pianificare le loro ferie con un certo anticipo. Non sarebbe saggio nascondere la testa sotto la sabbia nella speranza che nessuno chieda le ferie proprio nel periodo più indaffarato. Se tutti sanno di dover pianificare con anticipo, non potranno poi lamentarsi se le date preferite sono già prese da altri. Assicuratevi di rispondere tempestivamente alle richieste in modo che i vostri collaboratori siano al corrente della situazione e possano prenotare le loro vacanze o eventualmente riorganizzare i propri piani, se necessario.

 
3) Spiegare chiaramente perché la richiesta è rifiutata

Nel malaugurato caso in cui si è costretti a rifiutare una richiesta di ferie, assicuratevi di fornire una chiara spiegazione per la vostra scelta. I più comprenderanno che non possono essere tutti in ferie allo stesso momento ed è necessario per il business garantire un presidio minimo per rispondere alle richieste di clienti ed evadere gli ordini in sospeso. Non aspettatevi che i dipendenti siano propensi a trovare da soli un accordo tra loro quando si tratta di definire il calendario delle ferie, ma siate proattivi nel sollecitare la pianificazione e l’invio delle richieste con ragionevole anticipo. Non sarebbe comunque un esercizio di democrazia lasciare che i dipendenti se la sbrighino tra loro, di sicuro questo non farebbe altro che generare tensione e malumori nel team.

 

4) Essere fermi ma leali

Se sorgono controversie, assicuratevi sempre di agire in modo trasparente ed equo. Sdegno e risentimento si insinuano molto rapidamente nel team se dilaga la sensazione che ci siano favoritismi nei confronti, ad esempio, di dipendenti genitori, per i quali sono regolarmente garantite le ferie nei periodi di chiusura delle scuole. Siate pur sempre umani, però! Ci saranno sempre circostanze particolari di cui tenere conto, per esempio se un dipendente deve viaggiare all’estero per partecipare al matrimonio di un caro parente, o se ha l’eccezionale opportunità di fare il viaggio della vita. Assicuratevi che emerga con chiarezza che comprendete l’importanza di questa situazione straordinaria e siete disposti a fare di tutto per andare incontro alla sua richiesta, destreggiandovi tra incarichi e turni di lavoro o ricercando una copertura temporanea per quel periodo. Anche se foste comunque costretti a negare la richiesta, dopotutto, le persone apprezzeranno il fatto di aver tentato il possibile.

 

5) Create un gioco di team building

Questo è il mio suggerimento… fatelo insieme!!

 

Se la società di oggi ci impone ritmi frenetici, noi dobbiamo essere abili a contrastare la sua velocità repentina, riprendendoci i nostri spazi, rallentando e fermandoci se necessario, per riprendere fiato e per permettere alla nostra mente di ri-ossigenare idee e pensieri.

 

 “Della mia vita cambierei soprattutto la punteggiatura. Eliminerei quasi tutti gli interrogativi e i due punti li userei soltanto per chiarire le cose davvero importanti. Chiuderei prima alcune parentesi, mentre altre non le aprirei affatto. Metterei più virgole e meno punti; aggiungerei molti più spazi per dedicarmi a me”. (S. Santorelli)

 

 

E a te cosa piace fare per ritrovare la serenità?

 

La serenità e l’equilibrio sono alla base di una pianificazione e ottima comunicazione, nel frattempo ti consiglio di SCOPRIRE IL  MIO PROSSIMO CORSO IN PROGRAMMA

 

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Lasciami un feedback nei commenti qui in basso! 

 

 

 

LUCA GRASSI Dopo 15 anni come imprenditore nel 2004 inizia la sua formazione con una primaria azienda a carattere nazionale mettendo a frutto una proficua esperienza nel campo della formazione delle risorse umane e consulenza direzionale. Fino a quando nel gennaio 2009 decide di tornare a fare l'imprenditore come Temporary Manager e fonda il progetto CONCORDIA SAS grazie all'unicità di partner e collaboratori che ne determinano la crescita. 

Attualmente formatore ufficiale di Elite Academy.

 

 

 

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